Introducción
La aplicación de documentos de Odoo te permitirá convertirte en una empresa libre de papel, la belleza de no utilizar papel es que no solo protege el medio ambiente, sino que también ahorra mucho dinero y tiempo al automatizar los procesos evitando guardar todos los documentos en carpetas, además de que tendrá todos sus documentos centralizados y así podrá ahorrar mucho tiempo utilizando la app para compartir, enviar, clasificar, y archivar cualquier tipo de documento fácilmente.
Funcionalidades principales
Podrá hacer una organización jerárquica de las carpetas y permite definir espacios de trabajo que tengan sus propios conjuntos de etiquetas y acciones.
Con la app de documentos podrá crear y asignarle los documentos a sus colaboradores, podrá compartirles los documentos y carpetas a sus colaboradores de una manera rápida y sencilla.
Podrá crear etiquetas personalizadas para cada espacio de trabajo.
Podrá establecer múltiples etiquetas para estructurar sus documentos y conocer en qué proceso se encuentra y a qué área de la empresa le pertenece el documento.
Los documentos pueden ser bloqueados por los colaboradores cuando los están editando y así evitar que otros colaboradores hagan cambios si alguien más está usando el documento.
Podrá crear peticiones de documentos para recordar a los colaboradores que carguen los documentos faltantes y asignarles una fecha límite para la carga de los documentos que se pidieron.
Si escanea documentos por lotes o simplemente quiere separar un PDF en múltiples documentos lo puede hacer desde la App de documentos.
Puede crear documentos que le lleguen a su correo y definir reglas para establecer etiquetas y folders automáticamente de acuerdo al correo.
Espacio de trabajo:
Podrá previsualizar los documentos pdf, imágenes y videos desde la App de documentos.
Podrá subir enlaces de vídeos, drive, páginas, etc, o crear documentos como enlaces.
Podrá compartir carpetas o documentos con clientes y proveedores con o sin cuenta y permitirles subir nuevos documentos para colaborar fácilmente. Puede fijar una fecha de validez en los documentos compartidos.
Para un mejor control y manejo de los documentos puede crear derechos de acceso a las diferentes carpetas y documentos.
Podrá archivar o borrar documentos. Como protección, tiene que archivar un documento antes de borrarlo.
Cuando se tienen tareas repetitivas puede definir acciones automáticas por carpetas, contactos y/o tareas para no tener que salir de la App de documentos.
Puede agregar mensajes a los documentos, contactar gente, o crear las próximas actividades para dar seguimiento a las actividades por hacer de un documento.
Integraciones:
La app de documentos tiene integración con otros módulos como con gestión de proyectos en la que podrá crear nuevas tareas desde un documento con pocos clicks.
Con la integración de contabilidad podrá crear facturas de proveedor desde un pdf o imagen, también las facturas generadas en la App de contabilidad se podrán archivar directamente en el espacio de trabajo que se desee.
Con la integración de firmas podrá crear solicitudes para que un colaborador firme un documento y que el colaborador vea directamente la solicitud y la firme de una manera rápida y sencilla.
Con la integración de Gestión del ciclo de vida del producto, puede dar seguimiento a planos, a hojas de trabajo en el formulario del producto, o las órdenes de cambio de ingeniería.
Empresas que las requieren
La App de documentos está orientada a empresas que quieren ayudar de una manera sencilla al impacto ambiental, actualizar su forma de almacenar documentos a una forma digital o que manejan gran cantidad de documentos día a día y busca optimizar este proceso ya que cuando se requiere de muchos documentos para operar, la empresa gasta mucho dinero en tinta, papel y mano de obra asociada, además de que el tiempo dedicado en archivar y buscar los archivos cuando se necesitan se puede emplear en actividades más productivas.
Beneficios principales y conclusión
Con la App de documentos de Odoo cambia la manera cómo se ejecutan los procesos dentro de una empresa, haciéndolos más eficientes, menos costosos y más sostenibles de cara al medio ambiente. Tendrás todos los documentos de tu empresa centralizados permitiendote verlos por área, en que proceso se encuentra y nunca volverás a perder algo importante. Los colaboradores podrán buscar cualquier documento en cualquier momento y desde cualquier lugar ayudándoles a incrementar su productividad ya que la comunicación con otras áreas y colaboradores será más rápida y sencilla, podrás mejorar la relación con tus clientes y proveedores compartiendo archivos para agilizar los procesos.
Con documentos, realmente cambias la forma de operar, entrando a un mundo sin papel.
La potente aplicación de documentos de Odoo