Introducción


Cuando se trata de gestionar operaciones complejas de una empresa moderna, la plataforma de software que se escoge juega un papel fundamental en el éxito del negocio.


Con las empresas pequeñas y medianas, esta selección es particularmente crítica ya que el presupuesto y la existencia de competidores más grandes se traduce en una necesidad real de eficiencia y un diseño efectivo.


Con diversas ofertas de ERP’s en el mercado actualmente, elegir a la adecuada implica tomar en cuenta diversos factores; para las PyMEs, un factor de peso es la elección del hosting ya sea en un servidor local o en la nube. Un ERP en la nube ofrece ventajas que el hosting local no ofrece; un ERP en la nube es más flexible y capaz de adaptarse a una empresa en crecimiento y con un modelo de negocio en cambio constante. Otra ventaja es que los costos de arranque y mantenimiento son mucho más bajos con un ERP en la nube ya que éstos generalmente están contemplados dentro de el costo de la licencia.

Ventas


Dynamics ofrece la posibilidad de convertir solicitudes de cotización en órdenes de manera automática. Odoo también cuenta con esta característica, sin embargo amplía sus funcionalidades para la venta B2B integrando firma electrónica, pagos en línea, plantillas para cotizaciones, ventas cruzadas y manejo de suscripciones. Odoo también cuenta con aplicaciones para Punto de Venta y Tienda en línea.


Tanto Odoo como Dynamics ofrecen configuración de productos así como variantes multinivel.


CRM


Para el flujo de ventas, ambos sistemas poseen capacidad de gestionar las oportunidades a través de un embudo de ventas. Además, Odoo cuenta con la característica de calificar a los leads así como de nutrir su embudo de ventas.


En cuanto a la comunicación con los leads, ambos sistemas cuentan con integración de correo electrónico, llamadas y gestión de reuniones, así como el análisis de oportunidades. Odoo además integra chat en vivo, plantillas para cotizaciones y acceso al historial del cliente.


Contabilidad y Finanzas


En cuanto a los procesos internos, ambas plataformas incluyen la gestión de contabilidad analítica, presupuestos, alertas, gestión de activos, valuación de inventario en tiempo real y reporteo. Odoo además ofrece gestión de gastos.


Para las operaciones diarias, tanto Odoo como Dynamics gestionan la sincronización automática de bancos, conciliaciones rápidas y manejo de cheques; Odoo integra también la gestión de ingresos diferidos.


Para la gestión de facturas, las dos plataformas cuentan con seguimiento a facturas por parte de terceros y pagos automatizados. Odoo además ofrece la posibilidad de mandar facturas de manera masiva. Ambas plataformas manejan gestión multicompañía, así como manejo de divisas extranjeras.

Marketing


En cuanto a Marketing, Odoo cuenta con una herramienta especializada que permite envío masivo de correos, seguimiento a SEO de páginas/blogs, automatización de marketing así como editor para página web. Ambas plataformas cuentan con segmentación de contactos y creación de campañas de marketing.


Odoo también cuenta con herramientas para dar seguimiento a las campañas de marketing a través de funcionalidades como encuestas, seguimiento a las palabras clave y seguimiento a visitantes. Incluso se pueden gestionar las redes sociales a través de la aplicación de Odoo Social Marketing.


Manejo de Almacenes


Tanto Odoo como Dynamics cuentan con gestión de multilamacenes, manejo de inventario básico además de gestión pick-pack-ship.


En cuanto a los productos almacenados, las dos plataformas gestionan la trazabilidad a través de lotes y números de serie; pero además Odoo cuenta con gestión de fechas de caducidad.


Respecto al reporteo, las dos plataformas manejan evaluación de stock y pronóstico de materiales. Odoo además integra reporteo perpetuo, en tiempo real y de manera automática.


Para la gestión de productos avanzados, Odoo cuenta con reglas de logística, almacenamiento y recolección, soporte a código de barras, portal del cliente e integración con empresas de delivery. Dynamics solo cuenta con reglas de logística y almacenamiento y recolección.


Manufactura


En cuanto a gestión, ambas plataformas cuentan con Manufacture Resource Planning, rutas, órdenes de ensamblaje, costeo, hojas de trabajo, trazabilidad y gestión de reparaciones a maquinaria.

Odoo además integra PLM, gestión de calidad y mantenimiento a maquinaria.


En cuanto a calendario y planeación, ambas plataformas cuentan con calendarización de manufactura, variantes de producto y listas de materiales multinivel.


Compras


Ambas plataformas cuentan con gestión de órdenes de compra así como precios y descuentos. Odoo además integra la funcionalidad de seguimiento a tendencias de compra de materiales.


En cuanto a cumplimiento de órdenes, ambas plataformas gestionan la elaboración de pedidos, reglas de abastecimiento mínimas y Plan maestro de producción. Para el manejo de las compras realizadas, las dos plataformas manejan tanto el control de facturas como control de material recibido.


Servicios y Proyectos


Ambas plataformas gestionan proyectos básicos así como planeación y hojas de horas. Odoo además ofrece gestión a través de vista Kanban, así como mesa de ayuda e integración con correo electrónico.


Recursos Humanos


Odoo y Dynamics gestionan el reclutamiento así como días festivos y feriados, pero además Odoo cuenta con evaluaciones, viáticos y manejo de flota.


Costos


El licenciamiento de Odoo se maneja a través de usuarios y aplicaciones adquiridas, siendo el costo por usuario de $ 6.00 USD (para nuevos usuarios) y por aplicación desde $ 4.00 USD. Este costo se puede cubrir de manera mensual o anual, siendo la anual la más conveniente ya que ofrece un descuento adicional. Odoo cuenta con una versión gratuita de 14 días para probar el sistema.


Para revisar los costos de Odoo entre aquí.


El licenciamiento de Dynamics se adquiere de manera anual con un costo de $ 113.00 USD por usuario y no contempla las actualizaciones de versión. No cuenta con versiones de prueba y las opciones de hosting, mantenimiento y soporte contemplan un costo adicional.


Conclusión


Regularmente, las PyMEs se encuentran con que necesitan de un software de gestión pero son incapaces de implementar uno debido a los gastos que tienen y a la complejidad de la tarea. Para las empresas en crecimiento, es mejor iniciar con una solución pequeña e ir añadiendo características a medida de que el negocio crece y evoluciona. En la mayoría de los casos, un enfoque modular funciona mejor, ya que ofrece a la empresa la libertad necesaria para adaptarse al cambio de manera rápida.


Las necesidades de una empresa nunca dejan de fluctuar, en especial aquellas que se encuentran en pleno crecimiento. Las prácticas tradicionales de una PyME se están volviendo obsoletas mientras que las soluciones se vuelven más poderosas y dinámicas Seleccionar la mejor opción no solo se trata de cual se ajusta mejor actualmente a su empresa, sino cual será la mejor en el futuro. Planear el éxito a largo plazo con un software adaptable puede ser la decisión clave en el desarrollo a largo plazo de su negocio.


Lajapyme S.A de C.V, Paulina Hernández 28 febrero, 2022
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La implantación de un ERP o CRM va más allá de los aspectos técnicos, se requiere comprensión del negocio, metodología de proyectos y gestión del cambio y de los riesgos.

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