Para las empresas pequeñas, el contar con una plataforma tecnológica que les permita gestionar sus actividades puede representar un gran reto, especialmente debido a la falta de recursos y experiencia. Muchos fundadores, a pesar de contar con la iniciativa y conocimientos de marketing y gestión empresarial, carecen de los conocimientos necesarios en el área de TI para tomar el paso hacia una transformación tecnológica.

Generalmente, las empresas pequeñas recurren a herramientas tecnológicas que aparecen como verdaderas soluciones y que ofrecen lo que todos buscan: ser gratuitas, de fácil acceso y con una ejecución impecable. La gran mayoría de los sistemas en el mercado que ofrecen estas “características inigualables” por lo general no cumplen las expectativas de las operaciones diarias y ocurre que, de no tener cuidado, comienzan a crearse más problemas que soluciones.

El principal objetivo de un ERP es permitir que todo funcione en conjunto y de manera entrelazada para minimizar las tareas recurrentes, así como optimizar los tiempos de respuesta y resultados. Las plataformas tecnológicas pueden contar con componentes que permitan gestionar tareas administrativas y operativas pero, ¿realmente estas tareas trabajan en conjunto y de manera coordinada?

Aquí es donde entran en acción las integraciones, que proporcionan la solución para que la plataforma trabaje sin problemas.

¿Porqué realizar una integración en una pequeña empresa?

Automatización de procesos

El hecho de que un sistema integrado pueda trasladar datos de unos elementos a otros, y ayudar a eliminar acciones que consumen tiempo y recursos de la empresa y que en los sistemas aislados no podemos evitar.

Gestión de la información

La integración de sistemas ayuda a gestionar la información que una pequeña empresa necesita para crecer, porque supone una mayor organización y mejor accesibilidad a aquellos elementos clave que empresarios y trabajadores deben conocer para la mejora del negocio.

Actualización de los sistemas

Las mejoras constantes que se incorporan a los sistemas de gestión requieren una continua actualización de los mismos para adaptarse a las nuevas normas, requerimientos del mercado, etc. La integración ayuda a estos procesos de actualización, ya que simplifica la incorporación de nuevos elementos sin tener que acceder de manera individual a cada uno de ellos.

Reducción de costos

Tanto el costo de adquisición como el mantenimiento de los sistemas de gestión se reduce cuando se dispone de una unidad integrada en relación a elementos individualizados. De igual manera la incorporación de nuevos sistemas suele ser más económico cuando se tratan de unidades de una herramienta ya existente frente a la adquisición de una nueva aplicación individualizada.

Capacitación de los colaboradores

A la hora de que los colaboradores aprendan a manejar y gestionar los sistemas el proceso es más sencillo cuando éstos están integrados, teniendo que familiarizarse sólo con el uso de una o unas pocas herramientas. Algo que no ocurre si éstas están individualizadas, cuyo uso es muy diferente en casa caso y se necesita conocer los diferentes sistemas y su manejo.

Procesos de mejora continua

Las herramientas de gestión son una de las bases en las que las empresas han de establecer procesos de mejora continua. La planificación y ejecución de determinadas estrategias de producción o ventas han de acompañarse de un control de resultados que ayude a detectar errores o desviaciones sobre los objetivos marcados. Si los sistemas de gestión están integrados ese control es más sencillo y rápido, lo que permite una mejor toma de decisiones a la hora de reorientar esas estrategias.

Incorporación de nuevos sistemas o funcionalidades

La rapidez a la que evoluciona el mercado o los continuos cambios de uso o costumbres de los clientes obligan a las empresas a incorporar a su negocio nuevos sistemas o funcionalidades en sus herramientas de gestión. Incorporarlos en forma de aplicaciones individuales supone un problema y un consumo de recursos mucho mayor que añadir esas nuevas funcionalidades a un sistema que ya conocemos y que se integra en el mecanismo de gestión que ya se tiene en uso.