10 maneras de evitar errores durante la implementación de un ERP

 
Introducción

Las empresas están confiando en los ERP para organizar sus negocios y reducir la carga de trabajo en diferentes áreas, con el fin de aumentar la productividad. Pero, ¿es sencillo el proceso de implementar un ERP? Definitivamente esta respuesta está sujeta a la complejidad de la empresa en sí, pero podemos hablar de errores en términos generales que impiden que las implementaciones se lleven a cabo de manera exitosa.

Las personas que toman las decisiones dentro de la empresa planean la implementación de un ERP esperando que éste resuelva las problemáticas que presenta, pero detrás de esta decisión se encuentra un largo camino de planeación de ideas y gestión para garantizar su éxito.


10 formas de prevenir errores de implementación de un ERP


  • La elección del ERP correcto


Antes de tomar cualquier decisión, hay que conocer cuál es la necesidad real de su empresa, y planear la mejor manera de resolverla. Se puede hacer una investigación previa sobre los ERP's disponibles mediante una comparación entre los mismos.

Las opciones que actualmente existen en el mercado se ajustan a las necesidades de cualquier empresa, con una amplia gama que va desde ERP's alojados en la nube hasta los específicos para cada rama de la industria. También es importante comprender las demandas operativas de su negocio, definir las áreas que requieren la asistencia del ERP y seleccionarlo de acuerdo al que mejor se adapte a estos propósitos.  Del mismo modo, tener conocimiento de los beneficios y limitaciones de los ERP's es vital para no esperar resultados ideales de la solución. En este sentido, Odoo, al ser de código abierto, garantiza la disponibilidad de un ERP específico con un costo competitivo.

 

  • Elija al mejor socio

 
La selección del partner es vital para que la implementación tenga éxito. El socio ideal le ofrecerá una solución íntegra, desde su primer acercamiento hasta la ejecución y soporte. Sólo una empresa con experiencia y conocimiento del ERP que ha elegido puede asegurar una implementación eficiente, una conclusión exitosa y soporte disponible.


  • Planee para el futuro

 
Implementar un ERP es una solución para un periodo de tiempo largo, que tiene que coincidir con sus planes de negocio y expectativas de comportamiento, por lo que idealmente debería preparar su estrategia de crecimiento y adaptar su ERP a ésta. La mejor opción es un ERP que cuente con actualizaciones constantes así como nuevas versiones para cumplir con sus objetivos; con ésto usted asegura hace una buena inversión, sólo una vez.


  • Prepárese para el cambio

 
Preparar a su equipo de trabajo tanto mentalmente como operativamente para la implementación es una de las características más importantes de la implementación de un ERP. Ordenar documentos, asignar tareas y definir tiempos de trabajo puede hacer que la migración al nuevo ERP no afectarán los flujos de trabajo; lo importante es tener en mente que aunque el cambio es para bien, puede aferctar a cada uno de los colaboradores de una manera diferente.


  • Garantice el apoyo de sus colaboradores

 
Los colaboradores son los pilares de la empresa, su cooperación e implicación en la implementación deben estar garantizadas desde antes de comenzar. Dejar en claro la importancia y los beneficios de la implementación ayudarán a crear un ambiente positivo en torno a la misma. Lo importante es capacitar a sus colaboradores y que creen confianza en la solución que está por brindarles. 


  • Garantice una formación adecuada para sus colaboradores

 
La importancia de capacitar a sus colaboradores sobre el uso y optimización del ERP es vital para su éxito. El manejo del software, la gestión de datos y su intercambio puede acelerar el crecimiento del negocio y evitar errores de implementación. Incluso el ERP más básico puede darle resultados excelentes si los usuarios lo utilizan de manera correcta. No se debe olvidar de capacitarles constantemente, a medida que surjan mejoras y actualizaciones.


  • Administre los datos de manera eficiente

 
Para que la implementación sea exitosa, se debe contar con un sistema para administrar y ordenar los datos. La transferencia de su información al nuevo ERP podría resultar ineficiente si se hace de manera incorrecta. Intente ordenar los datos y evitar documentos e información innecesarios y obsoletos antes de realizar la migración. 


  • Comprenda sus necesidades

 
Visualizar de manera real sus necesidades le ayudará a planificar la implementación de su ERP de manera congruente. Evite la inclusión de aplicaciones innecesarias e incorpore aquellas que realmente ayudarán a solucionar los retos que presenta su empresa. Los beneficios de priorizar los requisitos para reducir costos y planificar deben tener alta visibilidad para apegarse a la implementación. Por ejemplo, las tareas difíciles y que consumen mucho tiempo deben ser prioritarias en la implementación. 


  • Comprométase con el partner implementador

 
Conozca bien a su partner implementador y que los acuerdos de trabajo siempre sean por escrito. Tenga siempre presente los alcances de los servicios prestados, desde la consulta hasta la implementación. Tener claros los costos y cargos evita incurrir en desacuerdos y confusiones que derivan en implementaciones inconclusas e ineficientes. También es importante tomar en cuenta que el partner implementador pueda brindarle soporte adicional al concluir la implementación.


  • Minimice el costo de implementación

 
Planee su implementación apegándose a lo que necesita, no a lo que desea. Esto le permitirá mantener los costos dentro de su presupuesto y además, le brindará una imagen clara de lo que está obteniendo. Un buen partner implementador le hablará claro desde el principio, apegándose al plan preparado y evitará incrementar los costos. 

Otro factor importante a tener en cuenta es que el costo de implementación del ERP no siempre es proporcional a su eficacia, y además, que ayudará a su negocio a generar ingresos mejorando la productividad, ahorrando tiempo y optimizando tareas y procesos.


10 maneras de evitar errores durante la implementación de un ERP
Paulina Hernández 12 agosto, 2021
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