Las 5 claves para una transformación digital exitosa y los 3 errores que nunca debes cometer

Introducción  

En la competencia por la conquista de los mercados, las reglas del juego han cambiado.
Ahora es materialmente imposible ganar compitiendo con arco y flecha, es decir, con Excel y múltiples softwares desintegrados, mientras que otros tienen una robusta solución integrada con la que gestionan todos sus procesos en una sola base de datos en la nube, alimentada por todos los colaboradores y generando reportes para los directivos en tiempo real.

Tu empresa aún siendo pequeña, tiene a su disposición la transformación digital que le da armas y herramientas para competir con cualquiera, no  importa en qué lugar del mundo se ubique, ni cual sea su tamaño. Estamos viviendo una época inédita donde una pequeña Startup puede poner a temblar a la corporación más grande y la competencia ya no se da por el tamaño, como antes cuando  “El pez grande se comía al chico”, sino por la velocidad, ya que el rápido se come al lento y sobretodo por la propuesta de valor, ya que él que comprende las necesidades de los clientes y las satisface mejor,  gana. 

La digitalización de los procesos, (comerciales, administrativos y operativos), es urgente e indispensable, ya que con ella puedes lograr:

  • Automatizar tus procesos, hacerlos  más precisos y elevar la calidad del resultado. 

  • Reducir costos al eliminar los desperdicios y al dejar de tener personas haciendo lo que hacen mucho mejor las máquinas.

  • Incrementar tus ventas e ingresos al tener información más completa y oportuna y un equipo enfocado en lo que realmente agrega valor.

Entre todas las opciones de transformación digital que puede visualizar una empresa, la prioridad la tiene la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning). 

El ERP es el software que se hace cargo de las operaciones y transacciones de la empresa y las contabiliza, además hay muchas otras soluciones, y hay algunas marcas como Odoo, www.odoo.com que han desarrollado en torno a su ERP, muchas funcionalidades complementarias integradas para automatizar todo lo que requieran como procesos de  Marketing, RH, Proyectos, Producción,  etc.

En esta guía preparada por Mit Mut www.mit-mut.com encontrarás las 5 claves para que tu transformación sea exitosa y los 3 errores que nunca debes cometer. 

Deseamos que sea de tu interés y te ayude a tomar la mejor decisión. 

Las 5 Claves para una transformación digital exitosa

Realizar un diagnóstico de oportunidades antes de la implantación

La implantación de un ERP es uno de los proyectos más complejos que se pueden enfrentar en una empresa. Con frecuencia no se cumplen los objetivos comprometidos, ni en alcance, ni en tiempo, ni en costo y lo que inició con emoción y grandes expectativas, termina siendo una mega pesadilla.

Hay muchas causas que originan que estos proyectos fracasen rotundamente o no cumplan con las expectativas.  Mit Mut realizó el estudio llamado “Las 9 causas del fracaso en la implementación de un ERP”, y si es de tu interés aquí tienes un link para obtenerlo. Varias de estas causas se pueden evitar si como primer paso se realiza un Diagnóstico de Oportunidades.

El Diagnóstico de Oportunidades de Mit Mut busca identificar las áreas de oportunidad  de la empresa y los procesos que presentan más desperdicios o ineficiencias que pueden ser eliminadas o capitalizadas con la implantación del sistema. 

Con el diagnóstico también estimamos el retorno de la inversión y diseñamos la secuencia estratégica de implantación que se guía por las prioridades identificadas. Más allá de la parte técnica, el diagnóstico es una de las 5 claves del éxito ya que facilita que el cliente tome una decisión acertada. Hay cientos de ERPs en el Mercado  y una multitud de oferentes de servicios, entre los cuales hay algunos que no son confiables. Con un diagnóstico, además de tener  la radiografía de posibilidades de mejora de los procesos, obtienes conocimiento de la capacidad del partner y de su profesionalismo, y le permite definir si es alguién con quien le gustaría establecer una relación de largo plazo y mutuo beneficio. 

Finalmente es un asunto de sentido común. ¿Quién entraría a una cirugía mayor sin haber realizado un diagnóstico previo? 

Implantación por fases. Principio de Pareto

Una 2da clave del éxito es hacerlo por fases. Esto tiene sus fundamentos en el principio de pareto o del 80/20 que establece que el 80 %  de los resultados se originan en el 20 %  de los elementos o causas, este principio también se conoce como la ley de los pocos vitales y muchos triviales. De esta manera en todo momento en cualquier empresa habrá algunas cosas que son muy importantes y muchas otras que no son tan importantes. En la primera fase del proyecto debemos enfocar los elementos vitales que ayudarán a la empresa a liberar su potencial para generar resultados.

Algunos directores piensan, “si lo vamos hacer, hagámoslo todo de una buena vez”.  Esto suena muy atractivo, pero es poco realista, como dijimos, la complejidad de un proyecto de ERP es alta y podemos hacerlo demasiado complejo, hasta el grado que provoque el fracaso del proyecto.

Debemos ver la transformación digital de una empresa como un proceso que se va dando gradualmente, que además va cambiando la cultura y las costumbres gradualmente y por ello en Mit Mut hablamos de Implantación y no de Implementación, ya que es un cambio profundo. Y conforme se hace se van generando los retornos de inversión necesarios para reinvertir en nuevas etapas. 

Además con la velocidad de cambio de la tecnología, podemos estar seguros que siempre habrá mejoras que servirán a la empresa para seguir impulsando sus resultados.

Normalmente los directores experimentados no se dejan deslumbrar por la tecnología y no buscan la sistematización como un fin sino como un medio.  Lo que realmente quieren es incrementar su rentabilidad, acelerar su crecimiento y todo hacerlo reduciendo el riesgo, y esto es precisamente lo que se logra cuando hacemos la implantación por fases.

PDCA. Rendición de cuentas  semanal

El ciclo PDCA que puede ser un ciclo de control o de mejora es realmente “El Método” de gestión por excelencia. Todas las metodologías se basan en este ciclo al que algunos conocen como el ciclo Deming.

Tiene una lógica contundente y de alguna manera todos los seres racionales lo utilizamos en nuestra vida diaria, algunas veces sin siquiera conocer su nombre. ¿Quién contrae matrimonio sin haberlo planeado?, ¿Quién sale de vacaciones sin haber hecho un plan, itinerario y tomado algunas precauciones?

El ciclo establece que el primer paso es planear, o como diría el filósofo Rene Descartes  “Pienso luego existo” y justamente para eso sirve el Diagnóstico de Oportunidades, para planear una implementación que de otra manera no tendría ningún fundamento ya que todas las empresas son diferentes y sus necesidades y prioridades son únicas.

El segundo paso es ejecutar (Do) el plan, lo cual es casi obvio para todos, salvo para muchos planeadores en gobiernos y corporativos que consideran que un plan puede ser un producto terminado con cierto valor intrínseco, cuando de acuerdo al PDCA, el único valor de un plan es guiar la acción.

El tercer paso es verificar (Check) que en realidad es donde está el secreto del PDCA y una parte esencial de la metodología de Mit Mut. En nuestra metodología el Check se traduce en una “rendición de cuentas” o verificación de avances semanal. Este paso que muchas veces consume tan solo unos minutos a la semana pero es el secreto porque crea un ambiente de alto desempeño, de cumplimiento y de actuación inmediata cuando algo se sale de lo planeado.

El cuarto y último paso es actuar (Act) ante cualquier desviación que se tenga contra lo planeado. En la metodología de Mit Mut tenemos un plan maestro que solamente presenta las grandes etapas y los hitos relevantes del proyecto, y se complementa con un plan detallado que nos permite avanzar cada semana con lo que se tiene que hacer. Las metodologías ágiles o SCRUM siguen este principio de ciclos rápidos con una rendición de cuentas semanal o cada 2 semanas.

Gerenciar los proyectos con el PDCA y tener una rendición de cuentas semanal es una de las claves del éxito.

Gestión del cambio

Los sistemas ERP han evolucionado mucho, los hay en diferentes estilos, capacidades y complejidades en su navegación y uso, sin embargo aún los más avanzado como Odoo, no podrán ser adecuadamente implementados si no consideramos el lado humano del proyecto.

Por ello en Mit Mut nos gusta hablar de Implantación y no de implementación.

Implantar significa la RAE “Establecer y poner en ejecución nuevas doctrinas, instituciones, prácticas o costumbres”
Mientras que implementar significa “Poner en funcionamiento o aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo”.

Todo proyecto de ERP debe tener en cuenta la resistencia natural al cambio y las presiones que la operación del día a día ejerce sobre los usuarios, por lo que la gestión del cambio es una parte esencial. El Diagnóstico de oportunidades nos ofrece también algunos elementos para facilitar la gestión del cambio, como el conocimiento previo de los perfiles clave en la empresa, la identificación de las prioridades y la visión del Director General, y el ambiente de trabajo y la capacidad de trabajo en equipo.

Dentro de la gestión del cambio está de manera muy relevante, la gestión de las expectativas y en un proyecto de ERP con frecuencia son muy distantes entre lo que espera el cliente (4 recámaras, estudio, alberca y gimnasio) y lo que espera el partner implementador (2 recamaras y una pequeña cocina). El problema es que no es posible definir claramente el alcance si no se hace previamente un levantamiento e identificación profunda de las necesidades del cliente y la sensibilización de lo que realmente es necesario “Must have” y lo que es deseable “Nice to have”, por lo que los beneficios que aporta el diagnóstico de oportunidades se ven también reflejados en este cuarto elemento clave.

Apegarse al estándar

El quinto y último elemento clave para el éxito es apegarnos lo más posible al estándar del ERP que vayamos a implementar.  Muchos partners no piensan de esta manera y sugieren al cliente adaptaciones que representan ingresos atractivos, sin embargo para Mit Mut la prioridad es mejorar los resultados de nuestros clientes y tener una relación de mutuo beneficio y largo plazo, por lo que no motivamos al cliente a realizar desarrollos y adaptaciones excepto cuando sean estrictamente necesarias.

Afortunadamente con Odoo existe una aplicación llamada Studio que permite hacer gran cantidad de pequeñas adaptaciones sin tener que llegar a desarrollos y modificaciones al sistema, lo que nos permite atender gran parte de las necesidades de personalización sin caer en el lado peligroso de los desarrollos.

Hay diversas razones por lo que este elemento es clave para el éxito, aquí destacamos algunas:

  • Costo: Los desarrollos encarecen los proyectos de implementación y muchas veces cuando se conoce el sistema a fondo, se puede lograr el mismo resultado o mejor, si se buscan caminos alternativos. El enfoque que seguimos en Mit Mut es buscar el resultado, mientras que las acciones o pasos para lograr el resultado siempre pueden ser cambiados o mejorados, sin embargo para una persona que siempre ha realizado las cosas de una manera, la percepción es diferente. En varias ocasiones las peticiones de personal operativo por adaptar el sistema han sido desestimadas por los directivos cuando valoran el costo beneficio del cambio

  • Tiempo: Los desarrollos siempre consumen tiempo que alarga el proyecto y que hacen menos predecible el paso a producción o Go Live. Los beneficios de la transformación se empiezan a obtener hasta que se pasa a producción, por lo que retrasar ese momento es indeseable.

  • Pasivo a largo plazo.  Un desarrollo hay que darle mantenimiento conforme evoluciona el Core del sistema, por ejemplo Odoo lanza cada año una nueva versión con muchos beneficios, y si una empresa quiere migrar a la nueva versión, deberá pagar por la adaptación de sus desarrollos.

  • Costos de migración. En línea con lo anterior está el costo de migración. El cambio de versión cuando no se tienen desarrollos consume unas horas, mientras que cuando existen desarrollos esto puede tomar días o semanas.

Apegarse al estándar es una clave para el éxito.


Los 3 errores que nunca debes cometer

Posponer tu transformación digital

La transformación digital es urgente, cada día que pasa sin que una empresa la emprenda, está perdiendo oportunidades que están a su alcance a precios accesibles. Es como tener una enfermedad que te provoca ineficiencia y desperdicios que te matan lentamente y la cura está a tu alcance a un precio accesible y la inversión que realizas para obtener esta cura la puedes recuperar en pocos meses con los ahorros que obtienes y además te permite aspirar a conquistar nuevas oportunidades y mercados que antes eran inaccesibles. 

Sin embargo la decisión no es fácil por dos importantes factores:

  1. Abundan los proyectos que fracasan  y todo empresario ha pasado o tiene colegas que han pasado por una pesadilla de implementación en la que no se logró el objetivo, pero sí se invirtieron muchos recursos financieros, humanos, y tiempo. Esto hace dudar al más valiente y nos motiva a ser muy cautelosos

  2. Hay tantas marcas de software, tantas ofertas, tantos proveedores, tanto  ruido que un empresario o directivo que quiera tomar una decisión acertada debe invertir muchas horas de análisis, muchos meses de trabajo y siempre llega alguien más que dice tener una solución aún mejor. 

Para facilitar la decisión y hacer más amigable el “Customer Journey” o el viaje del cliente, Mit Mut ha diseñado el “Diagnóstico de Oportunidades” que tiene por objetivo conocer las necesidades y oportunidades de la empresa y determinar si es oportuno que la transformación digital se realice con Odoo y con Mit Mut. El diagnóstico de oportunidades tiene una duración entre 10 días y 3 semanas, dependiendo el tamaño de la empresa y al final la empresa obtiene no sólo un diagnóstico que determina qué tan rentable puede ser la implantación de Odoo, sino también una propuesta de implementación con una implementación por fases estratégicamente diseñadas y un alcance, tiempo y precio fijo.
Al final del diagnóstico, habiendo conocido el profesionalismo, habilidades humanas y conocimientos técnicos de los consultores de Mit Mut,  la empresa puede tomar una decisión fundamentada y puede o no continuar con Mit Mut a la implementación del ERP. De esta manera evita quedar atrapado por meses o años en una relación forzada con un proveedor que no es confiable y que solo le ha vendido palabras e ilusiones.


Elegir el software equivocado

El segundo error que debes evitar es elegir el software equivocado y para ello hay empresas y estudios que comparan las principales marcas. Especialmente recomendable es www.capterra.com que se especializa en evaluar software de todo el mundo. En esta página existen 1273 diferentes marcas de ERP al día 6.8.2021. Afortunadamente la misma página nos ofrece una lista corta de alrededor 20 marcas y lo que es aún más importante tiene una guía para el comprador https://www.capterra.com/enterprise-resource-planning-software#buyers-guide que analiza lo que es un ERP, los beneficios, los costos y hace recomendaciones para tomar una buena decisión.

Odoo como un ERP con múltiples aplicaciones adicionales para marketing, ventas, operaciones, RH, internet etc. ofrece como su propuesta de valor que es MUY FÁCIL de usar y es MUY COMPLETO, además debemos añadir que su precio es MUY ATRACTIVO comparado con soluciones similares, además es una solución moderna, en la nube, modular y de código abierto, y tiene una base instalada de clientes de más de 7 Millones de usuarios, es una empresa consolidada, valuada en más de 2 Billones de USD (Unicornio) y con una red de más de 3,000 partners en todo el mundo, por ello Mit Mut lo ha seleccionado como el software recomendado para la mayoría de las empresas.

Aquí damos algunas recomendaciones para elegir el mejor software para su empresa:

  1. Si eres una microempresa en un segmento tradicional como un punto de venta, un pequeño despacho o un taller familiar y no tienes dentro de tus planes la expansión, te recomendamos un software de punto de venta o un software contable tipo aspel o compaq. 

  2. Si eres una microempresa tipo startup o con una visión de crecimiento a corto plazo, es conveniente que pienses en un ERP integrado desde el inicio de tus operaciones, ya que te ayudará a lograr el crecimiento acelerado que buscas.

  3. Si eres cualquier tipo de empresa con al menos 10 usuarios del sistema, es conveniente que pienses en migrar de soluciones desintegradas aisladas, paquetes contables y de múltiples hojas de  excel y implementes un ERP tipo Odoo

  4. Empresas medianas y grandes que aún no tengan una solución moderna como Odoo, están cometiendo un grave error y seguramente les costará muchos millones de pesos anuales, por lo que deben convertir su transformación digital en una prioridad

  5. Muy grandes y transnacionales que tradicionalmente han seleccionado SAP; Oracle, Microsoft (Dynamics) sería conveniente un análisis costo beneficio contemplando marcas nuevas y mucho más económicas como Odoo.

Elegir al partner equivocado

El tercer error que no debes cometer es elegir al partner equivocado, lo cual es frecuente y se puede evitar fácilmente con las recomendaciones que te damos aquí.

  • Nunca elijas el partner más barato. Comparemos la implantación de un ERP con una cirugía mayor a la que se enfrenta una persona. ¿Cómo elegirías al doctor adecuado? estoy seguro que buscarías al especialista con mayor experiencia y reputación y aunque el precio es un factor a tomar en cuenta, en el campo de los servicios especializados a la medida, es muy peligroso, si no un fracaso seguro, elegir al más barato. La empresa puede hacer un análisis integral de costo total de implantación y comparar contra los beneficios y eso ayudará a tomar una decisión mejor fundamentada.

  • Casos de éxito y testimonios. Es importante la experiencia que pueda mostrar el proveedor y los casos de éxito que tiene publicados. Es importante que la experiencia sea en el sector en el que está la empresa, ya que no son los mismos los retos que se enfrentan para implementar un ERP en una empresa de servicios, que en un comercio mayorista, en un e-commerce o en una industria

  • Metodología de implantación. Un buen partner debe tener una metodología documentada y que sirve de guía a los consultores que realizarán el trabajo, ya que no es conveniente que ninguna empresa dependa de una sola persona o de un solo consultor, ya que los seres humanos somos mortales, pero los sistemas de trabajo se pueden mejorar de manera continua y pasar de una generación a otra

  • Equipo de consultores. Hay muchos partners que no tienen un equipo de trabajo y cuando ganan un proyecto buscan a alguien disponible. Esto puede ser muy ventajoso para el partner al no tener gastos fijos, pero para el clientes es un grave problema, ya que no se tiene la estabilidad ni la velocidad de respuesta que un proyecto de este tipo requiere.

  • Garantía de servicios. El partner se tiene que comprometer con la obtención de un resultado y debe garantizar que se concluirá en tiempo y costo el proyecto. Para poder garantizar un entregable en tiempo y costo, Mit Mut ha diseñado el Diagnóstico de Oportunidades que nos permite hacer una propuesta de tiempo, precio y alcance fijos. 

  • Elige al partner más confiable. Considerando todos los puntos anteriores, hay que elegir el partner más confiable, con el que podamos emprender una transformación digital inmediata y que nos pueda acompañar por mucho tiempo conforme la empresa evoluciona y que se pueda convertir en un verdadero aliado estratégico.

Conclusión

Deseamos que esta guía te sea de utilidad para tomar mejores decisiones. 

Todo viaje inicia con un paso, que marca una dirección y es determinante para el éxito de toda la jornada.

Con Mit Mut, el primer paso es el “Diagnóstico de Oportunidades” que además nos abre la posibilidad de tener una relación de largo plazo y mutuo beneficio contigo y tu empresa, por ello lo ofrecemos a un precio especial con un descuento de 50%. 


Las 5 claves para una transformación digital exitosa y los 3 errores que nunca debes cometer
Lajapyme S.A de C.V, Paulina Hernández 25 julio, 2022
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La implantación de un ERP o CRM va más allá de los aspectos técnicos, se requiere comprensión del negocio, metodología de proyectos y gestión del cambio y de los riesgos.

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